Eliminación de datos personales

Usted es titular de los datos personales que se refieren a su persona y puede dirigirse a Ricardo Serrano y Cia. Ltda. para ejercer los derechos reconocidos en la Ley 1581 de 2012. También pueden hacerlo sus representantes, las personas que autorice y, en los casos previstos por la ley, sus causahabientes, como sus herederos. Quien actúe por otra persona debe demostrar que tiene derecho a hacerlo.

• Consultar qué datos personales suyos tiene la agencia y para qué los utiliza.
• Solicitar prueba de su autorización, cuando esta sea exigible.
• Actualizar o corregir sus datos, por ejemplo un número de teléfono que cambió o un nombre registrado con un error. La corrección también se llama rectificación.
• Pedir la eliminación de sus datos, llamada supresión, incluidos los mensajes y archivos que haya compartido con la agencia, cuando legalmente proceda.
• Retirar su autorización para todos o algunos usos de sus datos. Esto se llama revocación y está sujeto a las limitaciones legales y contractuales aplicables.
• Solicitar que sus datos dejen de utilizarse para publicidad, ofertas o boletines.

Puede solicitar una medida concreta. Por ejemplo, pedir que dejen de enviarle ofertas no exige solicitar la eliminación de toda la información necesaria para gestionar sus pólizas. Indique qué desea que ocurra con sus datos; no necesita utilizar términos jurídicos.

Por WhatsApp

Puede iniciar la solicitud por WhatsApp en la línea +57 350 335 4929. El enlace abre un mensaje preparado que debe enviar para comunicar su solicitud. Este mensaje permite remitir el caso al equipo para su atención humana. Su envío no produce la eliminación automática de los datos.

Por correo

Escriba a seguros@ricardoserranoycia.com. Puede utilizar el asunto «Eliminación de datos» e indicar qué desea consultar, corregir o eliminar, o qué uso de sus datos quiere que termine.

En la oficina

Puede presentar su solicitud en Calle 15 # 2-67 Of. 205B, Centro Comercial Yulima, Ibagué. El horario de atención es de lunes a viernes, de 8 a. m. a 6 p. m., y los sábados, de 8 a. m. a 12 del mediodía.

Si su solicitud se limita al boletín, puede cancelar la suscripción mediante el formulario dispuesto para ello. La cancelación de la suscripción no equivale a eliminar toda la información que la agencia pueda conservar sobre usted.

Describa su solicitud de manera clara y facilite únicamente la información necesaria para identificarlo, localizar los datos relacionados y enviarle una respuesta.

• Su nombre completo y un dato que permita ubicar su registro, como el teléfono o el correo utilizado con la agencia.
• Qué desea solicitar, a qué datos se refiere y, si presenta un reclamo, qué ocurrió y qué cambio espera.
• Una dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
• Los documentos que desee aportar y que ayuden a entender o comprobar su solicitud.

Antes de entregar información o realizar cambios, la agencia debe verificar su identidad para evitar que otra persona acceda a sus datos o los modifique sin permiso. Si se necesita información adicional, se le indicará cuál y para qué se requiere. La verificación debe limitarse a lo necesario para comprobar su identidad y atender el caso.

Puede iniciar la solicitud sin adjuntar una copia de su documento de identidad ni información médica. Si su petición se refiere a un documento de salud que ya envió, puede identificarlo por su nombre o fecha, sin volver a remitirlo de entrada. Se le orientará sobre los soportes que sean necesarios para revisar la solicitud. No envíe contraseñas, claves bancarias ni códigos de acceso.

Si actúa por otra persona, indíquelo y aporte el documento que demuestre su representación, autorización o derecho a actuar, por ejemplo como heredero. Solo debe solicitarse la información necesaria para verificar esa condición.

La agencia revisará qué está solicitando, si usted tiene derecho a pedirlo y si existe una obligación legal o contractual de conservar los datos. La respuesta explicará la decisión, los cambios realizados y, si debe mantenerse alguna información, las razones para hacerlo.

Consultas para conocer sus datos y su uso

Las solicitudes de acceso o información se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. Si no es posible responder en ese término, antes de su vencimiento se informarán los motivos y la fecha de respuesta. La ampliación no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al plazo inicial.

Reclamos para corregir, eliminar o limitar el uso de datos

Las solicitudes de actualización, corrección, eliminación o retiro de la autorización se tramitan como reclamos. Por ejemplo, pedir que se corrija un dato equivocado o que deje de utilizarse su información para una finalidad que ya no autoriza.

El plazo máximo es de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a la recepción del reclamo. Si se requiere una ampliación, antes del vencimiento se comunicarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales al término inicial.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará la información faltante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde ese requerimiento sin que se aporte lo solicitado, se entenderá que ha desistido, es decir, que no desea continuar con ese reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es la persona o entidad que debe resolverlo, deberá enviarlo a quien corresponda dentro de un máximo de dos (2) días hábiles e informarle de ese traslado.

Una vez recibido el reclamo completo, deberá añadirse a la base de datos la anotación «reclamo en trámite», junto con su motivo, dentro de un máximo de dos (2) días hábiles. Esa anotación indica que existe una solicitud pendiente sobre los datos y se mantiene hasta que se decida el caso.

Estos plazos corresponden a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Los datos que deban conservarse por una obligación legal o contractual no pueden eliminarse mientras esa obligación subsista. Esta limitación también se aplica al retiro de la autorización respecto de esos datos. La agencia debe revisar la obligación en cada caso y conservar únicamente la información necesaria.

• La información necesaria para atender una relación contractual vigente, por ejemplo la gestión de una póliza.
• Los documentos necesarios para gestionar una reclamación o cumplir obligaciones relacionadas con un procedimiento en curso.
• Los registros sujetos a plazos de conservación previstos en las normas comerciales, contables, tributarias o del sector asegurador.

La respuesta debe explicar qué información se conserva y qué obligación exige mantenerla. Conservar datos para cumplir una obligación no autoriza su uso para publicidad después de que usted haya retirado su autorización para ese uso. Cuando ya no se necesiten los datos para los fines informados ni exista una obligación de conservarlos, corresponde eliminarlos conforme a los artículos 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015.

La solicitud dirigida a la agencia no cancela por sí misma una póliza ni elimina la información que una aseguradora u otra entidad deba conservar por sus propias obligaciones. Si otra entidad es la responsable de resolver la solicitud, se aplicará el traslado explicado en el apartado de reclamos.

Información tratada con inteligencia artificial

La agencia utiliza modelos de inteligencia artificial para prestar servicios como RiBOT. Estos servicios se contratan en una modalidad de pago cuyo costo asume la agencia. Las condiciones de esta modalidad establecen que, por defecto, los mensajes, archivos y respuestas no se utilizan para entrenar o mejorar modelos de uso general.

La agencia no vende ni alquila datos personales. La prestación del servicio requiere que proveedores tecnológicos procesen información relacionada con la solicitud, sujetos a las obligaciones de confidencialidad y protección de datos aplicables. Puede existir conservación temporal y revisión limitada del contenido para prevenir abusos, mantener la seguridad del servicio o cumplir obligaciones legales.

Eliminar una conversación de su teléfono no elimina las copias de mensajes o archivos que puedan existir en los sistemas de la agencia o de los proveedores que intervienen en el servicio. Puede pedir expresamente que se eliminen esos contenidos para que se revise si es posible hacerlo. La respuesta debe explicar qué se ha eliminado y qué información debe conservarse, con las razones que correspondan.

Primero debe presentar la consulta o el reclamo ante la agencia. Una vez realizado ese trámite, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que se han vulnerado sus derechos, si no recibe respuesta dentro del plazo aplicable o si no está de acuerdo con la decisión. Este requisito está previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Consulte también la política de tratamiento de datos personales para conocer las para qué utiliza la agencia sus datos y bajo qué condiciones.