Términos de uso del asistente virtual RiBOT

RiBOT es el asistente virtual de Ricardo Serrano y Cia. Ltda., que opera bajo el nombre comercial de Ricardo Serrano Agencia de Seguros. Está disponible en la línea de WhatsApp +57 350 335 4929.

El asistente utiliza inteligencia artificial para interpretar mensajes y preparar respuestas. La conversación con RiBOT es una interacción con un sistema automatizado; la atención personal está a cargo de los asesores de la agencia. El servicio automático puede atender consultas fuera del horario de oficina.

Cuando el chat solicite la aceptación de estos términos, usted podrá aceptarlos o rechazarlos. Si prefiere prescindir del asistente, puede comunicarse con la agencia por teléfono, correo electrónico o en la oficina. El uso de RiBOT no es un requisito para recibir asesoría.

RiBOT permite realizar las siguientes consultas y gestiones:

• Consultar las pólizas registradas en la agencia, sus fechas de vigencia y la información disponible sobre pagos.
• Solicitar un documento con la relación de pólizas registradas y consultar las líneas de asistencia de las aseguradoras.
• Obtener información sobre los seguros que ofrece la agencia y consultar las tarifas del SOAT según los datos del vehículo.
• Presentar solicitudes de cotización y de contacto con un asesor.
• Recibir orientación general sobre trámites, renovaciones y reclamaciones.
• Enviar documentos, fotografías, notas de voz y videos relacionados con la solicitud para facilitar su revisión.

La información sobre pólizas y pagos procede de los registros de la agencia. Si encuentra un dato incompleto o que no coincide con sus documentos, puede solicitar su revisión por un asesor.

Las respuestas de RiBOT ofrecen información y apoyo para gestionar solicitudes. El asistente no expide, modifica ni cancela pólizas; tampoco decide sobre la cobertura de un siniestro ni sobre el reconocimiento o pago de una indemnización. Las cotizaciones de seguros distintos del SOAT requieren la intervención de un asesor.

Una respuesta automática no modifica el contrato de seguro ni constituye, por sí sola, la confirmación de que un trámite ha concluido. Las condiciones del seguro se determinan en la póliza, sus anexos y las disposiciones legales aplicables. Los documentos que resumen las pólizas registradas en la agencia no sustituyen los expedidos por la aseguradora.

RiBOT puede interpretar de forma incorrecta un mensaje o un archivo y producir respuestas incompletas o inexactas. No todos los formatos o archivos pueden revisarse automáticamente. Usted puede pedir que un asesor verifique la información o continúe la gestión. La lectura de imágenes no tiene por finalidad identificar personas mediante reconocimiento facial.

Estas limitaciones no excluyen los deberes de información y atención que corresponden a la agencia, ni restringen el derecho a presentar una queja o reclamación por el servicio recibido.

Puede solicitar atención personal en cualquier momento de la conversación, con sus propias palabras o escribiendo «asesor». La solicitud se traslada al equipo de la agencia para continuar la atención. Cuando un asesor asume el chat, las respuestas automáticas se suspenden durante su intervención.

El horario de atención del equipo, en hora de Colombia, es el siguiente:

• Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 6:00 p.m.
• Sábados, 8:00 a.m. – 12:00 m.

No hay atención de asesores los domingos ni los días festivos. Una solicitud enviada fuera del horario se recibe para su atención en la siguiente jornada hábil; el mensaje automático de recepción no confirma una respuesta inmediata de un asesor.

RiBOT puede facilitar las líneas de asistencia de las aseguradoras, pero no presta servicios de emergencia. Si necesita asistencia urgente, comuníquese directamente con la aseguradora o con el servicio de emergencias correspondiente.

Ricardo Serrano y Cia. Ltda. es responsable del tratamiento de los datos recibidos por este canal. Estos pueden incluir el número de WhatsApp, el nombre de perfil, los mensajes y archivos enviados, y la información de las pólizas registrada en la agencia. Se utilizan para atender consultas, gestionar solicitudes y dar seguimiento a la relación con el cliente.

Las consultas de pólizas se vinculan al número desde el que se escribe y a las autorizaciones registradas por la agencia. Si recibe información que no le corresponde o cambia de número, comuníquelo al equipo para que verifique y actualice los datos de contacto.

Las conversaciones y los archivos pueden conservarse en los sistemas de la agencia para atender la solicitud y documentar su gestión. La atención por este canal también requiere el procesamiento de información por el servicio de mensajería. Las finalidades, condiciones de conservación y reglas de comunicación de datos se describen en la política de tratamiento de datos personales.

La agencia utiliza modelos de inteligencia artificial para prestar servicios como RiBOT. Estos servicios se contratan en una modalidad de pago cuyo costo asume la agencia. Las condiciones de esta modalidad establecen que, por defecto, los mensajes, archivos y respuestas no se utilizan para entrenar o mejorar modelos de uso general.

La agencia no vende ni alquila datos personales. La prestación del servicio requiere que proveedores tecnológicos procesen información relacionada con la solicitud, sujetos a las obligaciones de confidencialidad y protección de datos aplicables. Puede existir conservación temporal y revisión limitada del contenido para prevenir abusos, mantener la seguridad del servicio o cumplir obligaciones legales.

El tratamiento requiere autorización previa e informada, salvo las excepciones legales. La aceptación de estos términos no constituye una autorización ilimitada para utilizar sus datos con cualquier finalidad. El tratamiento de datos sensibles, como información de salud, requiere autorización explícita cuando así lo exige la ley; su suministro es facultativo.

Envíe únicamente la información relacionada con su solicitud. Evite compartir contraseñas, claves bancarias o datos completos de tarjetas. Si necesita remitir información sensible, puede solicitar orientación al equipo sobre el canal y los documentos requeridos.

El servicio está destinado a consultas y gestiones relacionadas con los seguros y la atención de la agencia. Debe utilizarse respetando los derechos de otras personas, sin suplantar identidades, solicitar datos ajenos sin autorización ni interferir con su funcionamiento.

La agencia puede limitar la atención automática cuando detecte intentos de acceso no autorizado, uso abusivo o acciones que comprometan la seguridad del servicio. Esta medida no impide presentar solicitudes, quejas o reclamaciones por los demás canales de contacto.

Puede dejar de utilizar RiBOT y solicitar que sus consultas sean atendidas por una persona. Para pedir que cesen los mensajes automáticos, comuníquelo en el chat, a un asesor o mediante correo electrónico a seguros@ricardoserranoycia.com. Esta decisión no cancela sus pólizas ni modifica sus condiciones.

También puede conocer, actualizar o corregir sus datos, solicitar prueba de la autorización, pedir su revocación o solicitar la supresión de información. La revocación y la supresión están sujetas a los deberes legales o contractuales de conservación que resulten aplicables. Los requisitos, canales y plazos de respuesta se encuentran en la política de tratamiento de datos personales y en la página de solicitudes de eliminación de datos.

La agencia puede actualizar las funciones del asistente y estas condiciones para reflejar cambios en el servicio o en la normativa aplicable. Las modificaciones se publicarán en esta página y no alterarán por sí mismas las condiciones de las pólizas contratadas.

Los cambios que afecten las finalidades del tratamiento de datos se comunicarán y, cuando corresponda, se someterán a una nueva autorización conforme a la política de datos personales.

Estas condiciones se rigen por la legislación de la República de Colombia. El tratamiento de datos personales se sujeta a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015 y a las normas que los complementen, modifiquen o sustituyan.

Ninguna disposición de estos términos supone una renuncia a los derechos reconocidos por la ley ni limita el acceso a las autoridades competentes.

Puede utilizar los siguientes canales para solicitar atención personal, comunicar una inconsistencia en las respuestas de RiBOT o presentar una queja sobre el servicio.